Gestión de Órdenes de Service

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Alcances Generales – ¿Para qué sirve esta función?

La herramienta Órdenes de Service está diseñada para cualquier negocio que reciba, repare y entregue artículos de terceros (clientes), con o sin venta de insumos. Su objetivo principal es:

•Registrar y hacer seguimiento completo de cada reparación/servicio técnico.

•Controlar tiempos, costos, insumos usados y estado de avance.

•Facturar (o no) los servicios e insumos al cliente.

•Generar comprobantes impresos con todos los detalles (recepción, falla, solución, garantía, etc.).

•Permitir cambios masivos de estado (ej: pasar de "Reparado" a "Entregado" en lote).

•Integrarse con stock, facturación y remitos del sistema.

¿En qué tipos de negocios aplica?

•Talleres mecánicos (autos, motos, maquinaria agrícola, inyección electrónica).

•Servicio técnico de electrónica (computadoras, celulares, electrodomésticos).

•Reparación de electrodomésticos (heladeras, lavarropas, cocinas).

•Ópticas (reparación/armado de anteojos).

•Relojerías y joyerías (reparación de relojes, pulseras, etc.).

•Bicicleterías y motos (reparación y venta de repuestos).

•Empresas de mantenimiento (aire acondicionado, calefacción, bombas de agua).

•Cualquier negocio que reciba equipos para reparar y quiera llevar un control profesional.

No aplica si solo vendés productos nuevos sin reparación, o si tus reparaciones son muy simples y no necesitás seguimiento detallado.

Beneficios principales

•Evita olvidos: saber exactamente qué se recibió, qué falló y qué se entregó.

•Control de costos: ver insumos usados vs. cobrado.

•Facturación rápida: ítems a facturar listos para pasar a factura/remito.

•Historial por cliente/artículo: buscar órdenes pasadas fácilmente.

•Gestión de garantías: seguimiento de fechas de vencimiento.

•Reportes: listado filtrado por vendedor, fechas, estado, cliente, etc.

•Actualización de estado del service: ideal para talleres con muchas órdenes diarias.

•Impresión profesional: comprobante con leyenda al pie y detalles completos.

Requisitos y Activación

Debe contar con la versión comercial del sistema de gestión comercial GESTIONPRO, versión actualizada (2025 o superior recomendada).

Cómo activar la función

•Menú Archivo > Configuración y ajustes del sistema > Configuración general.

•Solapa "Ajustes por actividad".

•Marcar casillero "Administrar Órdenes de Service" en "Administración de talleres y servicios técnicos".

•Guardar y reiniciar el programa.

•La opción aparecerá en el menú Productos y Servicios > Órdenes de Service.

Configuraciones recomendadas antes de usar

•Estados personalizados: En la pantalla de Ordenes de Service -> solapa "Ficha" presione el botón "Consultar/actualizar/buscar estados" agregue o actualice los distintos estados de service que usa su negocio (ej: Recibido, En espera de repuesto, Cotizado, En reparación, Reparado, Entregado, Anulada, Facturada).

•Leyenda al pie: En el menú de Configuración general -> Solapa "Ajustes por actividad" -> "Administrar Órdenes de Service" presione el botón "Editar texto de la leyenda al pie" -> escriba condiciones generales (garantía, plazos de retiro, responsabilidad, etc.). El sistema ya cuenta con un texto predefinido que puede utilizar.

•Ocultar costos: En claves de usuario oculte costos si no quiere que empleados los vean.

•Numeración: el sistema asigna de forma automática un número para cada orden de servicio generada

Interfaz y Navegación

Ventana principal de la pantalla de órdenes de servicio

•Título arrastrable: "Órdenes de Service" (arrastrar con mouse para mover ventana).

•Búsqueda rápida: Campo "Buscar..." -> busca en código, cliente, artículo, serie, estado, vendedor. Presione Enter luego de completar con texto.

•Botón limpiar búsqueda.

•Botón buscar: Lupa

•Subtítulo: Muestra texto de estado + cantidad de órdenes listadas (ej: "Mostrando 47 órdenes de service")

•Panel lateral derecho: Botones grandes para acciones rápidas.

•Grilla principal: listado completo o filtrado de la órdenes de service ingresadas

Atajos de teclado útiles

•F2 : Imprimir Informe general (listado filtrado).

•F3 : Imprimir comprobante individual (orden seleccionada).

•F6 : Anular orden.

•Enter o doble clic sobre un renglón: Ver/editar ficha.

•Esc : Salir.

Funcionalidades por Solapa

Solapa 1: Ord. Service (Listado General)

•Vista principal con todas las órdenes (o filtradas).

•Columnas: Código, Cliente, Estado, Artículo, Vendedor, Fechas clave, etc.

•Navegación: Flechas, PgUp/PgDn, Inicio/Fin.

•Acción: Doble clic -> abre ficha.

Solapa 2: Ficha (Detalles y Edición)

•Editar orden seleccionada.

•Campos principales:

üArtículo (código/descripción/rubro/serie).

üCliente (código/razón social/teléfono).

üVendedor.

üFalla (descripción).

üSolución (descripción).

üConformidad del cliente.

üEstado (combo con estados configurados).

üFechas: Recepción, Cotizado, Confirmado, Reparado, Entregado, Vencimiento garantía.

üTiempo empleado (hh:mm).

üCosto materiales.

üReparar hasta ($).

üFacturar ($ – calculado de solapa "Facturar").

Botones: Guardar Cambios / Cancelar Cambios.

Solapa 3: Insumos

•Registrar insumos usados.

•Grilla con artículo, cantidad, costo, precio venta.

•Totales: Costo total, Venta total.

•Botones: Agregar (busca en lista de precios), Eliminar.

Solapa 4: Facturar

•Registrar ítems a facturar (mano de obra, repuestos adicionales).

•Grilla con ítems, cantidad, precio.

•Totales: Costo, Venta.

•Botones: Agregar, Eliminar.

•Al facturar desde módulo de facturas -> selecciona "O. de Service" y copia ítems.

Solapa 5: Filtros

•Filtros avanzados para reducir el listado.

•Campos: Estado, Artículo, Rubro, Vendedor, Cliente, Rangos de fechas (recepción, cotizado, confirmado, reparado, entregado, garantía).

•Botones: Aplicar filtro / Limpiar filtro.

•Útil para informes por vendedor, fechas o clientes.

Solapa 6: Cambiar estado

•Cambio masivo de estado.

•Seleccionar estado origen y destino.

•Grilla con órdenes, check para seleccionar.

•Check: Generar remitos automáticos.

•Botón: Buscar → Aplicar.

Impresión y Reportes

•Informe general (botón "Imprimir Listado O/Service"): genera un listado por pantalla y para imprimir, respetando filtros

•Comprobante individual (botón "Imprimir comprobante"): seleccione una orden y se imprimirá, con vista previa, incluyendo la leyenda al pie.

•Mensaje "no hay órdenes de service listadas" -> aún no se han ingresado órdenes de service, o el filtro aplicado no muestra resultados

•Limpieza automática: se eliminan órdenes con campos clave vacíos antes de imprimir.

Mejores Prácticas y Tips

•Al recibir: no olvide indicar artículo, serie, cliente y falla o cualquier información que sea relevante.

•Control de costos (opcional): Use insumos/facturar para calcular márgenes.

•Garantías: Confirme fecha de vencimiento para evitar reclamos.

•Estados personalizados: Cree estados como "Espera repuesto", "Presupuesto rechazado".

•Búsqueda rápida: Use el campo superior para búsquedas rápidas.

•Filtros: Combine vendedor + fechas para informes mensuales.

•Estado de los service: mantenga actualizado el estado de "Reparado" a "Entregado" ante cada cambio.

•Integración: Al facturar, seleccione "O. de Service" para copiar ítems.

•Seguridad: Use claves de usuario para limitar anulaciones/modificaciones.

Esta herramienta transforma un taller caótico en uno organizado, con seguimiento real y facturación integrada. Si su negocio recibe reparaciones en forma frecuente, vale mucho la pena usarla.