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SISTEMA DE FACTURACIÓN GESTIONPRO > |
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¿Qué es una facturación recurrente o periódica? La facturación recurrente tiene lugar cuando un cliente solicita los mismos productos o servicios en intervalos de tiempo regulares y, por lo tanto, se le tiene que emitir siempre la misma factura.
El sistema de facturación GESTIONPRO ofrece 2 alternativas para gestionar este procedimiento:
1) Facturación recurrente usando plantillas modelo
Para activar cualquiera de estas 2 opciones diríjase al menú:
Archivo --> Configuración y ajustes del sistema --> Configuración general --> solapa Facturación a clientes -> Facturación recurrente
Alcances de la función:
•Esta opción permite generar facturas a partir de plantillas modelo. •Las plantillas modelo son igual a las facturas (se cargan de la misma forma pero desde la pantalla de FACTURACIÓN RECURRENTE). •Debe generar una plantilla por cada factura recurrente del período, es decir, si tiene que generar 500 facturas mensuales debe generar 500 plantillas modelo. •Las plantillas se cargan por única vez, y tienen la finalidad de indicarle al sistema cuáles son los clientes que reciben facturación recurrente y qué conceptos se le factura a cada uno, permitiendo que cada cliente tenga una factura adaptada al servicio períódico que se le ofrece. •Cada plantila contiene la información del cliente y los conceptos que se le facturan en forma recurrente. •Llegado el día de la facturación se genera el proceso de "Generar facturas", en ese momento el sistema crea una factura por cada planilla ingresada. •El proceso ofrece diversos filtros de plantillas al momento de facturarlas. •Para indicar al sistema que un cliente ya no recibirá mas facturas recurrentes puede pasar a inactivo al cliente (desde la ficha del cliente) o elimine la plantilla. •Para agregar nuevos clientes a los siguientes procesos de facturación agregue una nueva plantilla para cada cliente. •Una vez activada la función las plantillas se ingresan desde el menú:
•La pantalla de generación de facturas ofrece diversos filtros y condiciones. •Puede generar facturación para clientes de una determinada categoría (la categoría de cliente se asigna en la misma ficha de cada cliente), emitir solo las facturas tipo "A", o solo las tipo "B", también puede forzar la fecha de los comprobantes que se van a generar, la fecha de vencimiento y el período. •El período (desde/hasta) permite indicar el período que se está facturando, esta información luego se imprime en la factura. •También puede indicar que se impriman los comprobantes a medida que se van generando (salvo que se trate de comprobantes electrónicos lo cual requiere un paso adicional para informarlos a la AFIP antes de imprimir, vea mas abajo)
OPCION 2) Facturación recurrente a partir de archivos de Excel
Esta función le permite generar comprobantes de facturación en forma automática a partir de archivos de Excel. A diferencia de la opción 1 que solo genera facturas, ésta opción permite generar:
- Facturas a clientes - Remitos a clientes - Pedidos de clientes (sólo si tiene activada la Gestión de Órdenes de compra de Clientes en el menú de configuración general)
Para tener acceso a esta función verifique lo siguiente: 1)Que esté activo el casillero "Habilitar función de Facturación recurrente a partir de archivos de Excel" en el menú de configuración y ajustes del sistema (solapa "Facturación a Clientes" -> solapa Facturación recurrente) 2)Que el usuario tenga permisos para esta función (sección "Facturación masiva" del menú de "Actualización de claves de ingreso")
Alcances de la función
•GESTIONPRO toma un archivo de Excel que contiene la información de los ítems a facturar y los convierte en comprobante (factura o remito o pedido, según lo que se haya seleccionado). •La numeración de los comprobantes que genera GESTIONPRO se gestiona en forma automática. •Usted puede indicar en el archivo de Excel el precio de venta de los artículos o puede dejar que los precios sean tomados de la lista de precios de GESTIONPRO.
Características del archivo de Excel
El archivo de Excel debe cumplir ciertas especificaciones para que pueda ser interpretado y procesado correctamente por GESTIONPRO:
1) Debe contener 1 renglón por cada artículo a facturar. Cada renglón debe contener el código de Cliente (en la columna Cliente), el código de producto (en la columna producto), la cantidad (en la columna Cantidad) y (opcionalmente) el precio (en la columna precio). Por ejemplo, para generar una factura de 3 artículos distintos deberá usar 3 renglones (1 por cada código distinto de artículo). 2) En el primer renglón debe indicar el título de cada columna, tal como se detalla en el gráfico de abajo. Los títulos son CLIENTE, PRODUCTO, CANTIDAD y PRECIO (columna opcional). No importa si se escriben en mayúscula o minúscula. No importa el orden de las columnas, por ejemplo, CANTIDAD puede estar antes que CLIENTE. 3) Debajo del título de cada columna debe indicar en cada fila la información de cada renglón que se convertirá en comprobante. 4) Los clientes se indican por su código, al igual que los productos, y los códigos deben ser códigos de clientes y productos existentes en GESTIONPRO. Antes de comenzar el proceso de generación de comprobantes GESTIONPRO verifica si hay algún error y lo indica. 5) El nombre del archivo de Excel puede ser cualquier nombre pero la hoja debe llamarse Hoja1 (vea al pié del gráfico, con recuadro rojo). Si su hoja no se llama Hoja1 puede cambiar su nombre haciendo click allí con el botón derecho del mouse y selecciona cambiar nombre.
Procedimiento de generación de comprobantes
Para acceder a la funcionalidad de Generación masiva de comprobantes desde archivos de Excel debe dirigirse al menú: Ventas -> Herramientas -> Facturación recurrente desde archivos de Excel
Una vez que tenga preparado su archivo de Excel verifique la ubicación donde está guardado ya que le será solicitada. Verifique adicionalmente que el programa Excel se encuentre cerrado para evitar que el archivo a procesar no esté bloqueado.
El cuadro de arriba indica las distintas secciones que debe completar para proceder a la generación de comprobantes:
1)Indique la ruta del archivo de Excel presionando el botón [...] 2)Indique qué tipo de comprobante desea generar (factura, remito, pedido) y la fecha de los comprobantes que se generarán 3)Si su actividad maneja vendedores, entonces usted puede indicar que los comprobantes que se generan quedarán asociados al vendedor relacionado a cada cliente o a un vendedor específico que usted indique de la lista 4)Indique la condición de pago de los comprobantes que se generarán. Puede dejar la condición propia de cada cliente y puede forzar una misma condición para todos los comprobantes que se generarán (en este caso lo escoge de la lista). Este proceso no acepta comprobantes de pago contado o tarjeta de crédito. 5)Indique si los precios serán tomados del archivo de Excel o de la propia lista de precios de GESTIONPRO. Si los precios son tomados del archivo de Excel entonces deberá existir una columna llamada PRECIO en el archivo y en cada renglón debe contener el precio de cada producto. Si los precios indicados en el archivo de Excel son Netos (sin impuestos) active el casillero Los precios son NETOS. 6)Si controla existencias puede indicar que los comprobantes que se generarán con este proceso se imputarán a un deposito distinto al principal. 7)Deje activado el casillero Imprimir los comprobantes si desea que GESTIONPRO imprima los comprobantes a medida que los va generando. Deje activado el casillero Solicitar confirmación en cada impresión si desea que GESTIONPRO le solicite una confirmación cada vez que se imprime un comprobante, esto le permite verificar cada impresión y detener el procedimiento si algo falla (impresora, papel, numeración de comprobantes, etc.). Si se trata de facturas electrónicas no mande a imprimir ya que requiere un paso adicional para informarlos a la AFIP (vea mas abajo) 8)Puede indicar una política de bonificaciones para los comprobantes que se van a generar, también un número de orden de compra asociado (que se especifica en el archivo de Excel). Si activa el casillero NO AGRUPAR POR CLIENTE esto hace que el proceso genere una factura por cada renglón del Excel aunque se trate de un mismo cliente, caso contrario el sistema agrupa en un mismo comprobante los conceptos del mismo cliente que se encuentren en varios renglones del Excel 9)Finalmente presione el botón Generar comprobantes para proceder a la generación automatizada de comprobantes.
Alcances del procedimiento
•Cada renglón del archivo de Excel debe contener un renglón del comprobante a generar. Antes de proceder, GESTIONPRO ordena y agrupa por cliente cada uno de los renglones. Sin importar el orden en que se encuentran los renglones en el archivo de Excel, GESTIONPRO siempre va a generar los comprobantes en orden alfabético por cliente. •Antes de proceder a la generación, GESTIONPRO verifica si hay inconsistencias en el archivo de Excel y genera un aviso si encuentra errores (columnas faltantes o con nombre incorrecto, clientes o productos inexistentes, etc.) •Si la cantidad de renglones excede el máximo permitido por un comprobante, GESTIONPRO generará un nuevo comprobante para el mismo cliente tantas veces como sea necesario. Por ejemplo, si indica 70 renglones de artículos distintos para un mismo cliente y el máximo permitido es 20 renglones por cada comprobante, GESTIONPRO generará 3 comprobantes de 20 renglones y un cuarto comprobante de 10 renglones, todo esto de forma automática teniendo en cuenta las correlatividades de las numeraciones de comprobantes. •Llegada la fecha para la generación de los comprobantes ingrese a esta pantalla, indique el archivo de Excel, complete las opciones y presione Generar. Algunas de las opciones quedan memorizadas para el siguiente ingreso a la pantalla.
Acción adicional para usuarios que emiten factura electrónica
Los comprobantes que se generan con el proceso de facturación recurrente no se informan a la Afip, por lo cual no tienen validez fiscal hasta que realice el siguiente procedimiento:
1)Desde la pantalla principal presione Factura electrónica 2)Presione la solapa INFORMAR LOTE 3)Presione ...comenzar 4)Busque los comprobantes que ha generado en el proceso de facturación recurrente. Ésta búsqueda puede hacerla por rango de fechas o números de comprobantes 5)Presione la solapa 2 - enviar a AFIP. En esta sección puede especificar la fecha del comprobante, el punto de venta y la opción de generar copia en PDF de los comprobantes que se informan a AFIP 6)Opcionalmente, al finalizar de informar los comprobantes a la AFIP puede imprimirlos desde la solapa 3 - imprimir
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